新たな表計算ファイルを依頼する前に、その背景にある問いを全員で共有しましょう。
1. 必要な判断から考える
内部の基準値づくり、顧客への回答、報告など、情報が必要な理由を伝えます。目的が明確であれば、担当者は不足に気付きやすくなり、対象範囲の異なる数字を誤って提出することも防げます。
2. 必要な記録を定義する
報告期間、拠点や活動、単位、必要な裏付け資料を指定します。電力であれば、メーター値と請求量を区別し、複数期間にまたがる請求書の扱いも説明します。
3. 不確実であることも回答に含める
報告値、推計値、未入手を区別できるようにし、推計には根拠を求めます。不足が見えている方が、裏付けのない数字で埋められているより有用です。
4. 担当者を決める
情報を提供する人と確認する人を決め、無理のない期限と質問窓口を設けます。全拠点や取引先に展開する前に、少数のサンプルを確認します。
依頼のチェックリスト
- 目的と利用方法
- 報告期間と対象範囲
- 定義、単位、対応する形式
- 裏付け資料
- 推計値・欠損値の扱い
- データ担当者、確認者、期限
海外顧客と取引する中国の製造業グループでは、原資料を残し、翻訳や単位換算を記録します。引き継ぎの際も、背景情報を失わないことが大切です。